如何让你的电子邮件更容易获得回复

　　就在此时，我的收件箱里已经积累了超过200封没有时间来进行处理的电子邮件。并且，我在这里指的并不是已经进行过分类并保存起来以防将来的某些时间会有所需要的成千上万封电子邮件;实际上，我的真正意思就是那些邮件没有读过、回复或者采取行动的情况。如果大家的电子邮件恰好也落入其中的话，我在这里就对没有进行回复表示非常抱歉了。

　　不过，大家是否知道?有时间，我之所以没有进行回复，至少有部分错误是由于发件人自身所造成的。坦率地说，正是由于发件人将电子邮件写得相比实际情况更加难于进行处理，结果就导致它被打入冷宫深处。此外，在这里，实际情况可能是我压根就没有搞明白邮件里到底说了些什么。

　　因此，对于发件人来说，当前问题的关键就变成为如何才能撰写出一封可以获得及时回复的电子邮件?一言以蔽之，正确答案就是要让邮件的具体内容尽可能方便收件人进行阅读、理解以及处理。这就意味着，只有对电子邮件进行过精心处理以方便操作，发件人才能够达到及时获得回复的目标，而不至于落得直接废件箱中无法产生丝毫作用的失败境地。换句话说，从发件人的角度来看，为收件人提供帮助也就等于为自身提供帮助。

　　文章下面列出的内容，则是我个人坚持的几条重要规则;大家只要遵循，就能够撰写出合格的电子邮件，并获得收件人的及时回复：

　　发件人必须确保电子邮件主题行信息扼要而明确。这就意味着，发件人绝对不应该直接点击选择先前的系列或者交流请求，而在邮件正文中输入毫不相关的其它信息来进行回复。当然，如果发件人正好处于一封很长的系列电子邮件之中，并确实发现相比开始的时间主题已经发生了极大改变，正确的处理方式就应该是将邮件标题重新调整为目前正在进行的工作。毕竟，如果邮件主题行存在误导的话，是很容易让收件人丧失找出实际“请求”的耐心。

　　发件人需要竭尽全力将涉及收件人的数量降到最低限度。这就意味着，发件人绝对不应在系列电子邮件中宣扬狼来了之类的假大空事件，结果导致很多实际上毫无关联的收件人都疲于奔命。实际上，如果发件人依然坚持不停顿地将所有信息都发送给每一个人的话，最终所获得的恶劣声誉就必然会导致人们即便看到电子邮件后也拒绝做出任何回复的尴尬局面出现。

　　发件人应当将结论放在邮件正文的最前沿位置。我或许应该指出，该条属于所有规则中最重要的部分：发件人应当确保前言简洁明了，绝对不要让收件人陷入到在冗长文字中寻找实际“请求”所在的尴尬局面之中。这就意味着，重要信息应当放在邮件正文的最开始部分，相关解释部分则可以放在稍微靠后的位置。这样的话，在打开邮件的一瞬间，收件人就能够了解发件人到底想要些什么;而如果他们依然希望掌握更详细信息的话，还可以选择继续阅读下去。

　　发件人不应当将多项请求掩盖起来或者混为一谈。除了将主要请求放在邮件正文最前沿位置之外，发件人还应当让希望获得的东西显得更加清澈明了，也就是说要利用将各项需求放在自有段落中最好是段落起始处的方式来予以明确。我就经常收到这种情况的电子邮件，尽管发件人在正文中询问了三四件事情，但却利用一个很长的段落将这些请求都隐藏在其中。实际上，这种处理方式是完全错误的，正确的做法应该是打破固有条条框框的呆板模式，甚至可以考虑将关键部分着重标注出来。而发件人如果没有这么做的话，就不应该对有人仅仅对第一个问题或者需求进行了回应的情况感到惊讶;毕竟，造成这种尴尬局面出现的原因可能就是他们根本就没有看到其余部分，这就意味还需要再发送一封电子邮件以获得关于其它部分的回应。

　　发件人在写完电子邮件之后还需要进行再次校对。正如我在最近所指出的，由于我们需要利用书面文字来进行沟通，因此如果从这个意义上来看的话，专业世界里的所有成员都应该算作家。换句话说，在点击发送之前，发件人应当花点时间来重新阅读一下刚刚写好的电子邮件——而这往往就会导致人们惊奇地发现刚才在脑子里还井井有条属于情理之中的事情到了屏幕上却变成为语无伦次不知所云的内容。实际上，简单校对不仅耗时很少，还能够让邮件内容变得更加通俗易懂，从而实现更容易获得回应的目标。就个人而言，我可以证明这样的事实：相比呆在原地继续猜测这位发件人到底是在说些什么，我通常会采取的做法就是选择直接放弃换到其它更容易理解的电子邮件处理上。